Boekingssysteem kiezen voor je camping of hotel: waar let je op?

Een goed boekingssysteem is het hart van je camping, hotel of vakantiepark. Het bepaalt hoe makkelijk gasten online boeken, hoe je beschikbaarheid beheert en hoeveel tijd je kwijt bent aan administratie. Maar hoe kies je het juiste systeem? En hoe zorg je dat het goed samenwerkt met je website?

Boekingssysteem, channel manager en boekingsmodule: wat is het verschil?

• Boekingssysteem (of reserveringssysteem, PMS) – de software waarin je je plaatsen, kamers, prijzen en reserveringen beheert.
• Channel manager – houdt je beschikbaarheid gelijk op je eigen site en op platforms als Booking.com en Airbnb, zodat je niet dubbel boekt.
• Boekingsmodule – het deel van je boekingssysteem dat gasten op je website zien: datums kiezen, beschikbaarheid zien en boeken.

Veel systemen combineren deze drie. Voor je website is vooral de boekingsmodule belangrijk: die moet soepel in je site passen.

Waar let je op bij het kiezen?

1. Past het bij jouw type accommodatie?

Een camping heeft andere wensen dan een hotel. Denk aan kampeerplaatsen met stroom, seizoensplaatsen, huisdieren en extra personen, tegenover kamertypes, ontbijt en arrangementen bij een hotel. Kies een systeem dat gemaakt is voor jouw soort bedrijf, bijvoorbeeld software voor recreatiebedrijven of een PMS voor hotels.

2. Prijzen en seizoenen

Kun je hoog- en laagseizoen, minimumverblijf, kortingen en last-minutes makkelijk instellen? En wordt toeristenbelasting automatisch berekend?

3. Betalen en aanbetalen

Gasten in Nederland verwachten iDEAL; buitenlandse gasten creditcard. Kijk ook of je een aanbetaling of borg kunt vragen.

4. Koppeling met je website

Sommige systemen leveren een widget of venster dat je in je site plaatst, andere hebben een koppeling waarmee de boekingsmodule helemaal in de stijl van je website wordt opgenomen. Vraag het systeem en je webbouwer hoe dit werkt en hoe het er op mobiel uitziet.

5. Meertalig

Boeken Duitse en Belgische gasten bij jou? Dan moet de boekingsmodule ook in hun taal werken, inclusief bevestigingsmails.

6. Kosten

Systemen rekenen een vast bedrag per maand, een bedrag per boeking of een combinatie. Reken uit wat dat bij jouw aantal boekingen kost, en vergelijk dat met de commissie die je nu aan platforms betaalt.

7. Support en gegevens

Is er Nederlandstalige support? Waar staan de gegevens van je gasten en voldoet het systeem aan de AVG?

Al een systeem? Dan hoef je niet te wisselen

Heb je al een boekingssysteem waar je tevreden over bent, dan is overstappen meestal niet nodig. Een goede website werkt met het systeem dat je al gebruikt. Bij Hotelierweb bouwen we de boekingsmodule van je eigen systeem in je nieuwe website in. Lees meer over je boekingsmodule koppelen.

Checklist

• Gemaakt voor campings, hotels of vakantieparken?
• Seizoensprijzen, minimumverblijf en toeristenbelasting?
• iDEAL en creditcard, aanbetaling mogelijk?
• Koppeling met je website en goed op mobiel?
• Channel manager voor Booking.com en Airbnb?
• Meertalig, ook de e-mails?
• Duidelijke kosten per maand of per boeking?
• Nederlandstalige support en AVG-proof?

Veelgestelde vragen

Welk boekingssysteem is het beste voor een camping?

Dat hangt af van je grootte en wensen. Kies een systeem dat gemaakt is voor recreatiebedrijven, met kampeerplaatsen, seizoensprijzen en toeristenbelasting, en dat goed in je website te koppelen is.

Wat kost een online boekingssysteem?

De meeste systemen rekenen een vast bedrag per maand, een bedrag per boeking of een combinatie. Reken het uit voor jouw aantal boekingen en vergelijk het met de commissie die je aan platforms betaalt.

Kan ik mijn huidige boekingssysteem houden bij een nieuwe website?

Meestal wel. Een goede webbouwer bouwt de boekingsmodule van je bestaande systeem in de nieuwe website in.

Heb ik een channel manager nodig?

Als je ook via Booking.com, Airbnb of andere platforms verhuurt, voorkomt een channel manager dubbele boekingen doordat je beschikbaarheid overal gelijk blijft.